Описание работы:
Руководство и управление общей деятельностью офиса и административными обязанностями для поддержания хорошо организованной, эффективной и бесперебойной рабочей среды на ежедневной основе.
Управление и контроль закупок и управления офисными принадлежностями и оборудованием, поддерживая при этом прочные отношения с поставщиками.
Выполнение обязанностей секретаря: встреча посетителей, ответы на телефонные звонки и их переадресация.
Прием и сортировка входящей почты и доставок, а также управление исходящей почтой.
Разработка офисных политик и процедур и обеспечение их надлежащего внедрения.
Помощь в планировании офисного пространства и переездах, а также в управлении и поддержке ИТ-инфраструктуры.
Организация и проведение мероприятий по вовлечению сотрудников, а также координация логистики для корпоративных встреч и мероприятий.
Управление офисным бюджетом.
Выступление в качестве основного контактного лица по всем вопросам, связанным с офисной деятельностью.
Сотрудничество с корпоративным секретарем для обеспечения эффективного управления комитетами, заседаниями совета директоров, подготовки пакетов документов и протоколирования.
Обеспечение соблюдения норм охраны труда и техники безопасности в офисе и обучение сотрудников действиям в чрезвычайных ситуациях.
Помощь в процессе адаптации новых сотрудников и организация тренингов для оснащения персонала необходимыми навыками и знаниями.
Выявление возможностей для улучшения процессов и управления офисом, а также разработка и внедрение новых систем.
Требования к кандидату:
Опыт работы от 2 лет на должности офис-менеджера, исполнительного помощника, администратора офиса или аналогичной роли.
Сильные организационные навыки и способность к многозадачности с вниманием к деталям.
Отличные коммуникативные навыки и навыки управления заинтересованными сторонами.
Стремление предоставлять сотрудникам превосходный опыт.
Сильные межличностные навыки и способность выстраивать отношения на всех уровнях.
Должен быть инициативным и мотивированным.
Условия:
Частичная занятость.
Требуется присутствие в офисе на Мальте 5 дней в неделю. Конкретное рабочее время будет зависеть от потребностей офиса (включая, но не ограничиваясь временем прибытия гостей, кандидатов и клиентов, проведением технического обслуживания, запланированными поставками и т. д.). Однако типичное рабочее время, скорее всего, будет с 10:00 до 15:00 по центральноевропейскому времени (в среднем 25 часов в неделю).
