Mô tả Công việc:
Chỉ đạo và quản lý toàn bộ hoạt động văn phòng cùng các nhiệm vụ hành chính nhằm duy trì môi trường làm việc ngăn nắp, hiệu quả và trơn tru hàng ngày.
Quản lý và giám sát việc mua sắm cùng quản lý vật tư văn phòng, thiết bị, đồng thời duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
Thực hiện nhiệm vụ lễ tân: chào đón khách, trả lời và chuyển hướng cuộc gọi điện thoại
Tiếp nhận và phân loại thư tín, bưu phẩm đến, quản lý thư tín đi
Xây dựng chính sách và quy trình văn phòng, đảm bảo triển khai phù hợp
Hỗ trợ lập kế hoạch bố trí văn phòng, di chuyển văn phòng, quản lý và bảo trì cơ sở hạ tầng CNTT
Tổ chức và thúc đẩy các sáng kiến gắn kết nhân viên, đồng thời phối hợp hậu cần cho các cuộc họp và sự kiện công ty.
Quản lý ngân sách văn phòng
Là điểm liên hệ chính cho mọi hoạt động và yêu cầu liên quan đến văn phòng.
Phối hợp với thư ký công ty để đảm bảo quản lý hiệu quả các ủy ban, cuộc họp hội đồng, chuẩn bị tài liệu họp và ghi biên bản.
Đảm bảo tuân thủ quy định an toàn vệ sinh lao động trong văn phòng và hướng dẫn nhân viên về quy trình khẩn cấp.
Hỗ trợ quy trình onboarding nhân sự mới và tổ chức buổi đào tạo trang bị kỹ năng, kiến thức cần thiết.
Xác định cơ hội cải tiến quy trình và quản lý văn phòng, thiết kế và triển khai hệ thống mới
Yêu Cầu Công Việc:
Trên 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Quản lý Văn phòng, Trợ lý Điều hành, Hành chính Văn phòng hoặc tương đương.
Kỹ năng tổ chức và đa nhiệm mạnh mẽ với sự chú ý đến chi tiết.
Kỹ năng giao tiếp và quản lý đối tác xuất sắc
Đam mê mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho nhân viên
Kỹ năng giao tiếp nhân sự tốt và khả năng xây dựng quan hệ ở mọi cấp độ.
Cần có tinh thần chủ động và nỗ lực cao
Phúc Lợi:
Vị trí bán thời gian
Làm việc 5 ngày/tuần tại Văn phòng Malta. Khung giờ cụ thể phụ thuộc vào nhu cầu văn phòng (bao gồm nhưng không giới hạn: thời gian khách, ứng viên, đối tác đến, công tác bảo trì tại chỗ, lịch giao nhận hàng...). Tuy nhiên, khung giờ làm việc thông thường dự kiến từ 10:00 sáng - 3:00 chiều giờ CET (trung bình 25 giờ/tuần).
