职位描述
该职位负责为一家充满活力的初创公司创始人提供全面的行政支持。理想的候选人将管理日常运营、协调差旅安排并保持有条理的记录，以确保业务顺畅运行。主要职责包括处理内外部利益相关方关系、促进关键公司会议以及灵活专业地管理临时性任务。该职位要求具备主动解决问题的能力、注重细节以及能够同时处理多项责任的能力。
关键职责
- 管理创始人的日程安排，包括安排会议、协调差旅行程以及处理日常行政任务，如文件管理、电子邮件往来和采购流程。
- 担任内部团队与外部合作伙伴之间的主要联络人，确保所有利益相关方之间的有效沟通和协调。
- 为高影响力的公司会议准备和组织议程，清晰精准地引导讨论并记录会议纪要。
- 处理各种临时性任务，包括但不限于数据录入、文件整理和行政协调，同时保持高标准的准确性和效率。
- 通过所有行政功能的细致关注和任务的及时执行，协助创始人保持专业形象。
- 与跨职能团队合作，确保在快节奏的初创公司环境中实现无缝工作流程和卓越运营。
- 监控并更新公司记录，确保所有文件及时、可访问且符合组织标准。
- 协助管理供应商关系、谈判合同以及协调商务活动和会议的后勤工作。
任职要求
- 持有工商管理、管理或相关领域的学士学位，并在行政支持岗位上有成功经验。
- 出色的组织能力，能够在高压环境下管理多项优先事项和截止日期。
- 熟练掌握Microsoft Office套件（Word、Excel、Outlook）和Google Workspace工具，用于文档创建、数据分析和沟通管理。
- 强大的人际交往能力，能够有效与各类利益相关方（包括高管、客户和外部合作伙伴）互动。
- 能够创建和维护详细记录，确保所有行政任务的准确性和保密性。
- 有协调差旅安排的经验，包括预订机票、酒店和交通，注重成本效益和及时执行。
- 出色的书面和口头沟通能力，能够撰写专业信函、准备会议材料并有效记录关键决策。
- 熟练掌握日程安排和时间管理工具，以优化日历效率并减少冲突。
- 能够适应变化的优先事项并灵活主动地处理意外任务。
- 注重细节，确保所有行政功能以精准和专业的方式执行。
- 有管理供应商关系和谈判合同的经验，以支持业务运营。
- 出色的解决问题能力，能够应对行政挑战并及时向利益相关方提供解决方案。
- 能够独立工作，同时与创始人和团队成员保持开放沟通。
- 熟练掌握多种语言（英语、普通话等）是国际业务协调的加分项。
- 至少2年在初创公司或企业环境中的行政支持或类似岗位经验。
- 了解项目管理方法论，以支持创始人战略计划和运营目标。
- 能够处理敏感信息和业务事务时保持机密性和谨慎性。
- 熟练掌握计算机技能，熟悉CRM软件和其他业务管理工具，以高效执行任务。
- 出色的时间管理能力，能够平衡常规行政任务和紧急项目需求。
- 能够为内部和外部利益相关方提供卓越的客户服务，同时保持专业态度。
