職務内容
このポジションは、ダイナミックなスタートアップの創業者に対して総合的な事務サポートを提供する役割です。理想的な候補者は、日常業務の管理、旅行手配の調整、整理された記録の維持を通じて、ビジネスの円滑な運営を確保します。主な職務には、内部および外部のステークホルダーとの関係構築、重要な会社会議の進行、臨時タスクの柔軟かつプロフェッショナルな対応が含まれます。この役割では、問題解決への積極的なアプローチ、細部への注意力、複数の責任を同時に優先順位付けする能力が求められます。
主な責任
- 創業者のスケジュール管理（会議の調整、旅行計画の作成、文書管理、メール対応、調達プロセスなどの日常事務タスクを含む）
- 内部チームと外部パートナー間の主要な連絡窓口として機能し、全てのステークホルダーグループ間で効果的なコミュニケーションと連携を確保
- 重要な会社会議の議題作成と進行、明確かつ正確な議事録の作成
- データ入力、ファイル整理、事務調整などの様々な臨時タスクを高い精度と効率性で対応
- 全ての事務機能における細部への配慮とタスクのタイムリーな実行を通じて、創業者のプロフェッショナルなイメージをサポート
- クロスファンクショナルチームと協力し、急速に変化するスタートアップ環境においてシームレスなワークフローと業務の卓越性を確保
- 会社記録の監視と更新、全ての文書が最新状態でアクセス可能かつ組織基準に準拠していることを確認
- ベンダー関係の管理、契約交渉、ビジネスイベントや会議のロジスティクス調整を支援
求めるスキル・経験
- 経営学、管理学または関連分野の学士号以上、事務サポート職での実績が必須
- 高圧環境下で複数の優先事項と締切を管理できる優れた組織力
- 文書作成、データ分析、コミュニケーション管理のためのMicrosoft Office Suite（Word、Excel、Outlook）およびGoogle Workspaceツールの習熟
- 経営陣、クライアント、外部パートナーなど多様なステークホルダーと効果的に対応する強い対人スキル
- 正確性と機密保持を確保した詳細な記録作成・管理能力
- 費用対効果とタイムリーな実行を重視した航空券・ホテル・交通機関手配の経験
- 専門的な文書作成、会議資料準備、重要な決定事項の文書化が可能な優れた文章・口頭コミュニケーション能力
- スケジュール効率を最適化し衝突を最小化するためのスケジューリング・タイムマネジメントツールの習熟
- 変化する優先順位に適応し、柔軟性と自発性を持って予期せぬタスクを処理する能力
- 全ての事務機能を正確かつプロフェッショナルに実行するための細部への強い注意力
- 業務運営をサポートするベンダー関係管理と契約交渉の経験
- 事務的な課題に対処し、ステークホルダーにタイムリーな解決策を提供する優れた問題解決能力
- 創業者やチームメンバーとのオープンなコミュニケーションを維持しながら自立して作業する能力
- 国際業務調整において有利となる英語・中国語などの多言語能力（歓迎）
- スタートアップまたは企業環境における2年以上の事務サポートまたは類似職務の経験
- 創業者の戦略的イニシアチブと業務目標をサポートするためのプロジェクト管理手法の知識
- 機密情報やビジネス事項を扱う際の秘密保持と慎重さを維持する能力
- 効率的なタスク実行のためのCRMソフトウェアやその他のビジネス管理ツールに精通した強いコンピュータスキル
- 日常的な事務タスクと緊急プロジェクト要件をバランスよく処理する優れたタイムマネジメント能力
- プロフェッショナルな態度を保ちながら、内部・外部ステークホルダーに対して卓越した顧客サービスを提供する能力