職務内容
この役職は、チーム内のプロセスを円滑に運営し、包括的な事務サポートを提供する責任を負います。理想的な候補者は、組織の効率性を維持する日常業務を管理し、新規採用者の採用およびオンボーディング手続きの調整を含む業務を行います。また、チームコミュニケーションの重要な窓口として機能し、すべての事務手順が明確に理解され遵守されることを保証します。さらに、支払い処理、欠勤管理、経費および請求書の正確な記録維持などの財務業務も担当します。候補者は、商品調達、予算追跡、チームの生産性をサポートするその他の事務機能など、チームの物流に関連する臨時のニーズに対応します。
主な責任
- チーム内のワークフローを監督・最適化し、会社基準と業務効率との整合を確保
- 新規チームメンバーの採用からオンボーディングまでの全プロセスを調整（書類準備、オリエンテーションプログラム、チームシステムへの統合を含む）
- 事務手続き、ポリシー、コンプライアンス要件に関するチームメンバーとのコミュニケーションラインを維持
- 給与計算および欠勤追跡システムを管理し、支払いと休暇申請のタイムリーかつ正確な処理を保証
- 請求書処理、会計記録、チーム関連活動の経費追跡を含む財務文書を扱う
- 商品調達、イベント調整、一時的なプロジェクトサポートなどの予期せぬ事務ニーズに対応
- クロスファンクショナルチームと協力し、プロセス改善を特定し、業務課題に対する解決策を実施
- すべての事務作業が法的、財務的、組織的な規制に従って完了することを保証
- 監査目的およびチーム参照用に、すべての事務活動の詳細な記録を作成・維持
- 文書管理および新規チームメンバーへの手続き引き継ぎを含む、チーム移行期間中のサポートを提供
求めるスキル・経験
- 事務運営またはチーム調整役職での実績（最低2年）
- 迅速な環境で複数タスクを同時に管理できる強力な組織力
- 事務手続きをチームメンバーに伝達するための優れた文章・口頭コミュニケーション能力
- 会計ソフト、給与システム、オフィス管理ツール（Excel、Google Workspaceなど）の使用に習熟
- 従業員オンボーディングおよび欠勤管理に関連するHRプロセスとコンプライアンス要件の知識
- 請求書処理や経費追跡を含む財務文書を正確に扱う能力
- 会社ポリシーに従い精密に事務作業を完了する注意力
- 臨時ニーズに対応し事務課題を効率的に解決する問題解決スキル
- クロスファンクショナル部門と効果的に連携しチーム運営をサポートする協働能力
- チーム関連経費および支払いを管理するための財務原則と会計慣行の基本的理解
- チーム運営および財務記録に関連する機密情報を扱う守秘能力
- チームメンバーおよびステークホルダーとの明確なコミュニケーションのための英語力
- 優先順位の変化に適応し、繁忙期や予期せぬ状況下でチームニーズをサポートする柔軟性
- 日々の業務とチーム生産性を円滑に保証するオフィス管理のベストプラクティス知識