직무 설명
본 직무는 체계적이고 세부적인 부분까지 신경 쓸 수 있는 전문가로서 회사 비서 및 보스 어시스턴트 역할을 수행할 인재를 찾습니다. 이상적인 후보자는 싱가포르에서 경영진의 개인적인 업무를 관리하며, 회의 조정, 일정 관리, 여행 일정 계획 등을 포함한 다양한 업무를 수행하게 됩니다. 또한, 전문 기관의 지원을 받아 회사 준수 사항 관리, 사무실 행정 업무 처리, 고용 관행(EP) 관리 등의 역할도 맡게 됩니다. 이 직무는 경영진과 다양한 이해관계자 사이에서 핵심 연락자 역할을 하며, 원활한 운영과 법적 기준 준수를 보장합니다.
주요 책임
- 보스의 싱가포르 관련 개인 업무(비자 처리, 숙소 예약, 현지 이동 로지스틱스 등)를 조정하고 관리합니다.
- 경영진 회의를 조직하며, 시간대 조정, 회의 자료 준비, 검토에 필요한 모든 서류가 준비되도록 합니다.
- 보스를 위한 여행 일정을 계획하고 실행하며, 항공권 예약, 교통편 준비, 현지 파트너와의 조정 등을 담당합니다.
- 싱가포르 법률 및 규정에 따른 회사 준수 사항을 감독하고, 기록을 유지하며 기업 지배 구조 기준을 준수합니다.
- 문서 관리, 서신 처리, 내부 부서와의 조정 등 사무실 행정 업무를 처리합니다.
- 전문 기관과 협력하여 고용 관행(EP) 관련 사항(직원 관계, 준수 감사, 정책 시행 등)을 관리합니다.
- 경영진에게 행정 지원을 제공하며, 일정 관리, 이메일 정리, 보고서 작성 등을 수행합니다.
- 경영진과 외부 파트너 사이에서 연락자 역할을 하며, 명확한 의사소통과 문제의 신속한 해결을 보장합니다.
- 회사 기록을 모니터링하고 유지하며, 정확성과 법적 요구 사항 준수를 확인합니다.
- 공개 행사, 미디어 상호작용, 사회적 모임 등을 관리하여 경영진의 전문적인 이미지를 유지하도록 지원합니다.
직무 요구 사항
- 행정 지원 직무에서 최소 3년 이상의 경력(기업 또는 경영진 환경에서의 경험 우대).
- 비자 처리 및 현지 로지스틱스 등 싱가포르 관련 업무 관리 경험.
- 회사 준수 절차 및 싱가포르 법적 체계에 대한 강한 이해.
- 빠른 환경에서 여러 업무를 동시에 관리할 수 있는 탁월한 조직 능력.
- 영어 및 중국어 능통, 필요 시 다른 언어 중급 수준.
- 독립적으로 업무 수행 및 문제 해결에서 주도적인 역할 가능.
- 경영진 및 외부 이해관계자와 효과적으로 소통할 수 있는 강한 의사소통 능력(문서 및 구두).
- 모든 행정 업무 및 문서에서 정확성을 보장하기 위한 세심한 주의.
- 고용 관행(EP) 규정 및 절차에 대한 지식, 전문 기관과의 협력 경험.
- 기밀 유지 및 민감한 정보를 신중하게 처리할 수 있는 능력.
- 일정 관리, 문서 관리, 커뮤니케이션을 위한 사무 관리 소프트웨어 및 도구 활용 능력.
- 마감 시간을 준수하고 업무 우선순위를 효과적으로 정할 수 있는 탁월한 시간 관리 능력.
- 변화하는 우선순위에 적응하고 압박 속에서도 전문성을 유지하며 업무 수행 가능.
- 동료, 고객, 파트너와 긍정적인 관계를 구축하고 유지할 수 있는 강한 대인 관계 능력.
- 기업 지배 구조 기준 및 준수 절차에 대한 지식.
- 법적 및 규제 사항에 대한 정확한 정보를 제공하기 위한 조사 능력.
- 경영진 일정 관리 및 여러 부서와의 조정 경험.
- 고위 경영진에게 보고서를 작성하고 제출할 수 있는 능력.
- 기밀 및 민감한 정보를 신중하고 성실하게 처리할 수 있는 능력.
