秘书 at Dragon Roark Fund

职位描述

主要职责

• 协调和管理老板在新加坡的相关事务，包括签证办理、住宿安排及本地旅行后勤。
• 通过安排时间、准备会议材料并确保所有必要文件准备齐全，组织老板的会议。
• 规划并执行老板的旅行行程，包括预订机票、安排交通并协调本地合作伙伴。
• 监督公司对新加坡法律和法规的遵守情况，维护记录并确保符合公司治理标准。
• 处理办公室行政任务，如文件管理、信函往来及内部部门协调。
• 与专业机构合作管理雇佣实践（EP）事务，包括员工关系、合规审计及政策实施。
• 为老板提供行政支持，包括日程管理、邮件整理及报告准备。
• 作为老板与外部合作伙伴之间的联络人，确保沟通清晰并及时解决问题。
• 监控并维护公司记录，确保准确性和符合法律要求。
• 通过管理公开活动、媒体互动及社交活动，协助老板保持专业形象。

职位要求

• 至少3年行政支持工作经验， preferably 在企业或高管环境中。
• 有管理新加坡相关事务的经验，包括签证流程和本地后勤安排。
• 对公司合规程序和新加坡法律框架有深入理解。
• 出色的组织能力，能够在快节奏环境中同时处理多项任务。
• 熟练掌握英语和普通话，根据需要具备其他语言的中级知识。
• 能够独立工作并在解决问题时主动作为。
• 强大的沟通能力，包括书面和口头表达，以便与高管和外部利益相关方有效互动。
• 注重细节，确保所有行政任务和文件的准确性。
• 了解雇佣实践（EP）法规和程序，并有与专业机构协调的经验。
• 能够机密处理敏感信息。
• 熟练使用办公室管理软件和工具，用于日程安排、文件管理和沟通。
• 出色的时间管理能力，以按时完成任务并有效优先处理。
• 能够适应优先事项的变化，在压力下保持高水平的专业性。
• 良好的人际交往能力，以建立和维护与同事、客户及合作伙伴的良好关系。
• 了解公司治理标准和合规程序。
• 能够进行研究并就法律和监管事务提供准确信息。
• 有管理高管日程和协调多个部门的经验。
• 熟练准备和向高级管理层展示报告。
• 能够机密且诚信地处理敏感信息。