职位描述
本职位是秘书长的重要支持角色，专注于行政协调与运营管理。候选人需确保日常事务顺畅执行，维持有序工作流程，并促进秘书长与其他部门间的有效沟通。该职位要求具备主动解决问题能力、注重细节，并能同时处理多项优先任务。
核心职责
- 统筹管理秘书长日常行程，包括会议安排、约见及公务活动调度，确保与组织目标保持一致
- 通过系统化数据管理流程收集、分析、整理及归档业务信息，保持准确记录并提炼可执行洞见
- 协助商务接待工作，准备简报材料、协调后勤保障，确保符合专业接待标准
- 陪同秘书长出席外勤公务及差旅任务，提供实时支持并保障行程无缝衔接
- 安排国内外差旅全流程计划，包括交通协调、住宿预订及动态行程调整
- 为部门提供辅助行政服务，包括文件管理、会议纪要撰写及跨部门沟通协调
- 担任秘书长与外部利益相关方的联络人，确保公务往来中信息传递的及时准确
- 维护更新内部文档系统，确保数据可查性及安全协议合规性
- 在危机管理场景中协助秘书长制定应急预案，协调紧急响应措施
- 定期评估行政流程效能，识别改进领域并实施效率优化方案
任职要求
- 工商管理、公共关系或相关领域本科以上学历，具有3年以上高管支持岗位经验
- 出色的组织能力，能在高压环境下有效管理复杂日程并确定任务优先级
- 精通数据分析工具（如Excel、Google Sheets）及文档管理系统，具备严谨的归档意识
- 英语流利并掌握至少一门附加语言（如普通话、西班牙语），满足国际沟通及文书需求
- 卓越的跨部门协调能力，具有与政府官员、企业合作伙伴等多元主体专业互动的经验
- 严守机密原则，能以职业素养处理敏感信息
- 熟悉差旅协调系统及国际出行规范，包括签证流程与海关条例
- 优秀的书面及口头表达能力，能起草正式函件并向高层清晰呈现信息
- 熟练使用Microsoft Office套件（Word/Excel/PowerPoint）及Google Workspace协作工具
- 在保持跨部门协作能力的同时，具备独立开展工作的自律性
- 掌握办公室管理最佳实践，能实施流程优化提升运营效率
- 突出的应变能力，可妥善处理会议、接待或差旅安排中的突发状况
- 具有大型活动策划执行经验，包括场地遴选、餐饮安排及高端活动后勤管理
- 能完整记录行政活动轨迹，确保符合组织政策与程序规范
- 擅长运用数字日历系统（如Outlook、Google Calendar）进行跨时区日程管理
