職務内容
このポジションは事務総長の重要なサポート役として、主に行政調整と業務管理に焦点を当てます。候補者は日常業務の円滑な遂行、組織化されたワークフローの維持、事務総長と他部門間の効果的なコミュニケーションの促進を担当します。この役職には、問題解決への積極的なアプローチ、細部への注意、複数の優先事項を同時に管理する能力が求められます。
主な責任
- 事務総長の日々のスケジュール（会議、アポイントメント、公式行事の調整を含む）を管理し、組織目標との整合性を確保します。
- 体系的なデータ管理プロセスを通じて業務情報を収集・分析・整理・保管し、正確な記録を維持するとともに実践可能な洞察を特定します。
- ブリーフィング資料の準備、ロジスティックスの調整、専門的な接遇基準の遵守により、業務訪問の受け入れを支援します。
- 事務総長の公式外出や出張ミッションに同行し、リアルタイムのサポートを提供するとともに、シームレスな旅行手配を確保します。
- 国内外の出張における包括的な旅程手配（交通機関の調整、宿泊施設の予約、必要に応じた旅程変更を含む）を行います。
- 文書管理、議事録作成、部門間コミュニケーション促進など、部門に対する補助的行政サービスを提供します。
- 事務総長と外部関係者との連絡役を務め、公式行事におけるタイムリーかつ正確な情報交換を確保します。
- 内部文書システムを維持・更新し、アクセシビリティとデータセキュリティプロトコルの遵守を確保します。
- 緊急時対応計画の準備や緊急対応努力の調整により、危機管理シナリオで事務総長をサポートします。
- 行政プロセスの定期的なパフォーマンスレビューを実施し、改善領域を特定するとともに効率向上ソリューションを導入します。
求めるスキル・経験
- 経営学、広報、または関連分野の学士号以上、かつ3年以上のエグゼクティブサポート職経験を有すること。
- 複雑なスケジュール管理能力と高圧環境下での効果的なタスク優先順位付けを実証する優れた組織力。
- データ分析ツール（Excel、Googleスプレッドシート等）と文書管理ソフトウェアの習熟度、および記録管理における細部への強い注意力。
- 国際的なコミュニケーションと文書作成のため、英語と少なくとも1つの追加言語（中国語、スペイン語等）に堪能であること。
- 政府関係者や企業パートナーを含む多様な関係者と専門的に交流できる実証済みの強い対人スキル。
- 機密保持能力と、慎重かつ専門的に機密情報を扱えること。
- 旅行調整システムの経験と、ビザ手続きや税関規制を含む国際旅行プロトコルの知識。
- 上級管理職への明確な情報提示と公式文書作成が可能な優れた文章・口頭コミュニケーション能力。
- 文書作成と共同作業のためのMicrosoft Office Suite（Word、Excel、PowerPoint）およびGoogle Workspaceツールの習熟度。
- 最小限の監督下で自立して働く能力と、部門横断的な強いチームワーク能力の維持。
- オフィス管理のベストプラクティス知識と、業務効率化のためのプロセス改善実施能力。
- 会議、訪問、旅行手配中の予期せぬ課題に対処できる強い問題解決能力。
- 高プロファイルイベントにおける会場選定、ケータリング手配、ロジスティクス管理を含むイベント計画・調整経験。
- すべての行政活動の正確な記録維持と、組織の方針・手順への遵守確保能力。
- 複数タイムゾーンにわたるスケジューリングと時間管理のためのデジタルカレンダーシステム（Outlook、Googleカレンダー等）の習熟度。