직무 설명
본 직위는 사무총장을 위한 핵심 지원 역할로, 행정 조정 및 운영 관리에 중점을 둡니다. 지원자는 일상 업무의 원활한 수행, 체계적인 업무 흐름 유지, 사무총장과 다른 부서 간의 효과적인 의사소통 촉진을 담당하게 됩니다. 이 역할은 문제 해결에 대한 적극적인 접근, 세부 사항에 대한 주의, 동시에 여러 우선순위를 관리할 수 있는 능력을 요구합니다.
주요 책임
- 사무총장의 일일 일정을 조정 및 관리하며, 회의, 약속, 공식 행사 일정을 조직 목표와 일치하도록 조율합니다.
- 체계적인 데이터 관리 프로세스를 통해 비즈니스 정보를 수집, 분석, 정리 및 보관하며 정확한 기록을 유지하고 실행 가능한 통찰력을 도출합니다.
- 비즈니스 방문 접수를 지원하기 위해 브리핑 자료 준비, 물류 조정, 전문적인 접대 기준 충족을 보장합니다.
- 사무총장의 공식 외출 및 출장 동행을 통해 실시간 지원을 제공하고 원활한 여행 준비를 보장합니다.
- 국내외 출장을 위한 종합적인 여행 일정을 준비하며, 교통편 조정, 숙소 예약, 필요 시 일정 조정을 포함합니다.
- 문서 관리, 회의록 작성, 부서 간 의사소통 촉진과 같은 부서에 대한 보조 행정 서비스를 제공합니다.
- 사무총장과 외부 이해관계자 간의 연락 역할을 수행하며, 공식적인 교류 중 시기적절하고 정확한 정보 교환을 보장합니다.
- 내부 문서 시스템을 유지 및 업데이트하며, 접근성과 데이터 보안 프로토콜 준수를 보장합니다.
- 위기 관리 시나리오에서 사무총장을 지원하기 위해 대비 계획을 수립하고 긴급 대응 노력을 조정합니다.
- 행정 프로세스의 정기적인 성과 검토를 수행하여 개선 영역을 식별하고 효율성 증대 솔루션을 구현합니다.
직무 요구 사항
- 경영학, 홍보학 또는 관련 분야의 학사 학위 이상 및 3년 이상의 임원 지원 역할 경력.
- 복잡한 일정 관리와 고압 환경에서 효과적으로 업무 우선순위를 정할 수 있는 탁월한 조직 능력.
- 데이터 분석 도구(예: Excel, Google Sheets) 및 문서 관리 소프트웨어에 능숙하며, 기록 보관에 세심한 주의를 기울입니다.
- 국제적인 의사소통 및 문서 작성 요구 사항을 위해 영어와 최소 한 가지 추가 언어(예: 중국어, 스페인어)에 유창해야 합니다.
- 다양한 이해관계자(정부 관계자 및 기업 파트너 포함)와 전문적으로 소통할 수 있는 강력한 대인 관계 능력.
- 기밀 유지 능력과 민감한 정보를 신중하고 전문적으로 처리할 수 있는 능력.
- 여행 조정 시스템 경험 및 비자 절차 및 관세 규정을 포함한 국제 여행 프로토콜에 대한 지식.
- 공식 서신 작성 및 고위 경영진에게 정보를 명확하게 전달할 수 있는 우수한 문서 및 구두 의사소통 능력.
- 문서 작성 및 협업을 위한 Microsoft Office Suite(Word, Excel, PowerPoint) 및 Google Workspace 도구에 능숙.
- 최소한의 감독 하에서 독립적으로 작업할 수 있는 능력과 동시에 부서 간 강력한 팀워크 능력 유지.
- 사무실 관리 모범 사례에 대한 지식 및 운영 효율성을 위한 프로세스 개선 구현 능력.
- 회의, 방문 또는 여행 준비 중 예상치 못한 문제를 해결할 수 있는 강력한 문제 해결 능력.
- 고위층 행사를 위한 장소 선택, 케이터링 준비, 물류 관리 등을 포함한 이벤트 기획 및 조정 경험.
- 모든 행정 활동의 정확한 기록 유지 및 조직 정책 및 절차 준수 보장 능력.
- 여러 시간대에 걸친 일정 관리 및 시간 관리를 위한 디지털 캘린더 시스템(예: Outlook, Google Calendar) 사용에 능숙.
