行政助理 at Tari

职位描述

核心职责

• 作为首席执行官信任的幕僚，通过战略判断区分紧急商务事项与非必要行政工作，实现信息流的高效管理
• 通过预见性任务管理主动预判并满足首席执行官需求，包括识别周期性事务需求并实施前瞻性解决方案
• 采用多层次日程管理方法优化首席执行官日程，优先安排时效性强的会晤，确保与内外部利益相关方承诺的无缝衔接
• 统筹国内外差旅后勤，包括行程规划、供应商协调，确保所有差旅相关安排完美执行
• 跨部门协同处理高影响力项目，提升组织效能并营造高效工作氛围
• 处理首席执行官私人行政事务，包括重要日期管理、私人采买协调、日常事务安排及特殊场合礼品筹备
• 全流程管理首席执行官费用报告及公司文件，确保所有记录的准确性、合规性与及时提交
• 保持非标准工作时间（含周末）的响应能力，以灵活应变的工作态度满足首席执行官临时需求
• 作为首席执行官的策略伙伴，预判未来需求、识别潜在挑战并提供可落地的流程优化建议
• 维护与外部合作伙伴、供应商及客户的职业关系，确保所有沟通符合首席执行官商业目标与个人偏好

任职要求

• 具有担任高管私人助理的实绩证明，具备管理高层行政及执行职责的成功经验
• 出色的组织能力，能有效处理复杂日程、合理划分任务优先级，并精准推进多个并行项目
• 卓越的沟通技巧，包括优秀的书面与口头表达能力，能向组织各层级清晰专业地传递信息
• 精通日程管理软件及差旅协调工具，能够为商务及私人活动创建并维护精细化日程
• 在最小监督下独立工作，同时以高度谨慎态度处理敏感信息
• 优秀的问题解决能力，能应对突发状况、化解矛盾并为首席执行官需求制定高效方案
• 对细节的高度关注，确保从文件管理到费用报告及日程安排等所有行政工作的准确性
• 弹性工作时间安排，包括周末时段，以满足首席执行官的紧急需求
• 具备维护内外部职业关系的能力，同时恪守首席执行官商业准则与个人偏好
• 出色的时间管理技能，能平衡多重职责、严守截止期限，确保所有任务高效优质完成