직무 설명
이 임원 개인 비서 역할은 최고경영자(CEO)의 전문적 및 개인적 업무를 정확하고 신중하게 관리함으로써 포괄적인 지원을 제공하기 위해 설계되었습니다. 이 직책은 복잡한 행정 업무를 효과적으로 처리하고, 고위급 비즈니스 운영을 조정하며, 내외부 이해관계자와의 원활한 커뮤니케이션을 유지할 수 있는 매우 체계적인 인재를 요구합니다. 이상적인 후보자는 CEO의 주요 연락 창구 역할을 수행하며, 모든 중요한 정보가 우선순위에 따라 효율적으로 전달되도록 보장하는 동시에 모든 상호작용에서 기밀성과 전문성을 유지해야 합니다.
주요 책임
- 정보 흐름을 관리하고 전략적 판단으로 긴급한 비즈니스 문제와 비필수적인 행정 업무를 구분함으로써 CEO의 신뢰받는 조언자 역할을 수행합니다.
- 반복적인 요구 사항을 파악하고 선제적인 솔루션을 구현하는 등 예측적 업무 관리를 통해 CEO의 필요를 미리 예상하고 대응합니다.
- 다층적인 일정 조정, 시급한 약속 우선순위 지정, 내외부 이해관계자 약속과의 원활한 통합을 보장함으로써 CEO의 일정을 최적화합니다.
- 여정 계획, 공급업체 조정 및 모든 여행 관련 준비가 완벽하게 실행되도록 하는 등 국내외 출장 로지스틱스를 관리합니다.
- 고효율 프로젝트에서 크로스펑셔널 행정 팀과 협력하여 조직 효율성에 기여하고 역동적인 업무 환경을 조성합니다.
- 중요한 날짜 관리, 개인 쇼핑 조정, 심부름 준비, 특별한 날 선물 준비 감독 등 CEO의 개인 행정 업무를 처리합니다.
- CEO의 경비 보고서 및 회사 서류에 대한 종단 간 지원을 제공하여 모든 기록의 정확성, 준수 및 제출 시기 준수를 보장합니다.
- 필요 시 주말을 포함하여 표준 근무 시간 외에도 CEO의 요구 사항을 지원할 수 있도록 유연하고 반응적인 직업 윤리를 유지합니다.
- 향후 요구 사항을 예상하고 잠재적 문제를 식별하며 프로세스 개선을 위한 실행 가능한 권장 사항을 제공함으로써 CEO의 전략적 파트너 역할을 합니다.
- 외부 파트너, 공급업체 및 고객과의 전문적 관계를 유지하면서 모든 커뮤니케이션이 CEO의 비즈니스 목표와 개인적 선호도와 일치하도록 보장합니다.
직무 요구 사항
- 고위 임원을 위한 개인 비서로서의 검증된 경험과 고위급 행정 및 임원 책임을 관리한 입증된 실적이 있어야 합니다.
- 복잡한 일정을 처리하고 업무 우선순위를 효과적으로 정하며 여러 동시 프로젝트를 정밀하게 유지할 수 있는 탁월한 조직 능력이 필요합니다.
- 조직의 모든 수준에 정보를 명확하고 전문적으로 전달할 수 있는 뛰어난 문서 및 구두 기술을 포함한 강력한 커뮤니케이션 능력이 필요합니다.
- 비즈니스 및 개인 행사 모두에 대한 상세한 일정을 작성하고 유지할 수 있는 캘린더 관리 소프트웨어 및 여행 조정 도구에 능숙해야 합니다.
- 최소한의 감독으로 독립적으로 작업할 수 있는 능력과 동시에 민감한 정보를 처리할 때 높은 수준의 신중함과 기밀성을 유지해야 합니다.
- 예상치 못한 문제에 대처하고 갈등을 해결하며 CEO의 요구 사항에 대한 효율적인 솔루션을 구현할 수 있는 탁월한 문제 해결 능력이 필요합니다.
- 문서 관리부터 경비 보고 및 일정 관리에 이르기까지 모든 행정 업무의 정확성을 보장하기 위한 세심한 주의력이 필요합니다.
- CEO의 긴급 요구 사항에 대한 시기적절한 지원을 제공하기 위해 주말을 포함하여 표준 근무 시간 이상으로 근무할 수 있는 유연성이 필요합니다.
- CEO의 비즈니스 기준과 개인적 선호도를 유지하면서 내부 팀 및 외부 이해관계자와의 전문적 관계를 유지할 수 있는 능력이 필요합니다.
- 여러 책임을 균형 있게 수행하고 마감 기한을 준수하며 모든 업무가 효율적이고 효과적으로 완료되도록 하는 탁월한 시간 관리 능력이 필요합니다.
