職務内容
このエグゼクティブ・パーソナルアシスタント職は、CEOの業務と私的な事柄を正確かつ慎重に管理し、包括的なサポートを提供する役割です。複雑な事務作業を効果的に処理し、ハイレベルな業務運営を調整し、社内外の関係者間でシームレスなコミュニケーションを維持できる、高度に組織化された人物が求められます。理想的な候補者はCEOの主要な連絡窓口として機能し、すべての重要な情報を優先的に効率的に伝達するとともに、あらゆるやり取りにおいて機密保持とプロフェッショナリズムを維持します。
主な職務
- 情報の流れを管理し、戦略的な判断で緊急の業務事項と非必須の事務作業を区別することで、CEOの信頼できる相談役として機能する
- 繰り返し発生する要件を特定し、積極的な解決策を実施するなど、予測的なタスク管理を通じてCEOのニーズを事前に予測し対応する
- 多層的なスケジュール調整を行い、時間に敏感なアポイントメントを優先し、社内外の関係者の約束とシームレスに統合することでCEOのカレンダーを最適化する
- 旅程計画、ベンダー調整、すべての旅行関連手配の完璧な実行を含む、国内外の旅行手配を管理する
- 影響力の大きいプロジェクトにおいて部門横断的な管理チームと協力し、組織の効率性に貢献し、ダイナミックな職場環境を促進する
- 重要な日付の管理、個人用買い物の調整、用事の手配、特別な機会の贈り物の準備の監督など、CEOの個人的な事務作業を処理する
- CEOの経費報告書と会社文書の端から端までのサポートを提供し、すべての記録の正確性、コンプライアンス、タイムリーな提出を確保する
- 必要に応じて週末を含む通常の勤務時間外にも対応可能であり、柔軟で迅速な仕事ぶりを維持する
- 将来の要件を予測し、潜在的な課題を特定し、プロセス改善のための実行可能な推奨事項を提供することで、CEOの戦略的パートナーとして機能する
- 外部パートナー、ベンダー、クライアントとの専門的な関係を維持し、すべてのコミュニケーションがCEOの業務目標と個人的な嗜好に沿っていることを確保する
求めるスキル・経験
- 上級管理職へのパーソナルアシスタントとしての実績があり、ハイレベルな管理業務と執行責任を管理した経験が証明されていること
- 複雑なスケジュールを処理し、タスクを効果的に優先順位付けし、複数の並行プロジェクトを正確に維持できる優れた組織力
- 組織のすべてのレベルに情報を明確かつ専門的に伝達する、卓越した文章力と会話力を含む強力なコミュニケーション能力
- カレンダー管理ソフトウェアと旅行調整ツールに精通しており、業務と個人のイベントの両方の詳細なスケジュールを作成・維持できる能力
- 最小限の監督で独立して作業でき、機密情報を扱う際に高度な慎重さと機密保持を維持できる能力
- 予期せぬ課題に対処し、衝突を解決し、CEOのニーズに効率的な解決策を実施する優れた問題解決能力
- 文書管理から経費報告、スケジューリングまで、すべての管理業務において正確性を確保する強い注意力
- CEOの緊急要件にタイムリーに対応するため、週末を含む通常の勤務時間外にも柔軟に対応できる能力
- 社内チームと外部関係者との専門的な関係を維持しつつ、CEOの業務基準と個人的嗜好を堅持できる能力
- 複数の責任をバランスよくこなし、締め切りを守り、すべてのタスクを効率的かつ効果的に完了させる優れた時間管理能力