職務内容
この役職は組織にとって重要なサポート機能を果たし、円滑な運営を確保するための管理業務に焦点を当てています。主な責任は、創業者のスケジュール管理であり、複数のタイムゾーンにまたがる会議や電話の調整を含みます。これにはカレンダー管理ツールの習熟と、タイムゾーンの違いを効果的に処理する能力が求められます。さらに、外部パートナーやプロジェクトとのコミュニケーションを整理・手配し、タイムリーかつ正確な情報交換を確保することも含まれます。候補者はまた、創業者やチームメンバーの仕事に関連する旅行手配を行う任務も負い、目的地の調査、旅行オプションの比較、ロジスティックスの調整などが含まれます。チームの業務運営と人事業務をサポートすることも重要な側面であり、さまざまな管理ニーズに対応する適応力が求められます。最後に、この役職には経営陣に対する臨時の管理業務の遂行も含まれ、組織の要件に応じて内容が異なる場合があります。
求めるスキル
- 複雑なスケジュールを管理し、タスクを効率的に優先順位付けできる優れた組織力。
- カレンダー管理ツール（Googleカレンダー、Outlookなど）の習熟と、複数タイムゾーン調整の経験。
- 外部パートナー、ステークホルダー、チームメンバーと連携するための強力なコミュニケーションスキル。すべてのやり取りで明確さとプロフェッショナリズムを確保。
- 予算を意識しながら、航空券、ホテル、交通手段の手配など旅行アレンジメントを処理する能力。
- 文書管理、会議調整、管理報告などの業務運営サポートにおける細部への注意と信頼性。
- 採用プロセスの支援、従業員のオンボーディング、HR記録の維持など、人事業務の経験。
- 変化する優先順位に適応し、データ入力、ファイル整理、内部コミュニケーションサポートなど、必要に応じてさまざまな管理業務を遂行する柔軟性。
- Microsoft Office Suiteやその他の管理ソフトウェアの習熟、およびプロジェクト管理ツールの基本的な理解。
- 品質や締め切りを損なうことなく、複数の責任を同時に処理する優れた時間管理スキル。
- 社内外の関係者とのすべてのやり取りでプロフェッショナルな態度を保ちながら、自立して協力的に働く能力。