職務内容
この役職は、共同創業者への包括的な事務サポートを提供し、全ての業務機能においてシームレスな運営を確保する上で極めて重要です。理想的な候補者は、精密に多忙なスケジュールを管理し、オフサイトイベントの複雑なロジスティクス調整を行い、国内外の出張におけるエンドツーエンドの旅行計画を監督します。さらに、このポジションでは、自然発生するアドホックプロジェクトのオーナーシップを担うとともに、柔軟性とプロフェッショナリズムをもって一般的な事務業務を処理する能力が求められます。
主な責任
- 共同創業者のカレンダーを調整・管理し、会議のスケジュール設定、タスクの優先順位付け、最小限の監督でスケジュールの衝突を解決する
- オフサイトイベントのための広範なリサーチを計画・実行し、会場選定、ケータリング調整、交通手段の手配など全てのロジスティクス要件を満たす
- 計画から実行までの旅行ライフサイクルを監督し、航空券・ホテルの予約、詳細な旅程の作成、旅行関連経費の管理を含む
- 必要に応じてアドホックプロジェクトを開始・管理し、プロセス改善の機会を自発的に見つけ、期限内に結果を出す
- 文書管理、対応処理、組織システムの維持など、細部に注意を払いながら一般的な事務業務を遂行する
- 共同創業者と外部ベンダー間の連絡役を務め、プロジェクト目標に関する明確なコミュニケーションと整合を確保する
- デジタルファイル整理やデータ入力を含む、全ての事務活動の包括的な記録を準備・維持する
- 組織全体の効率と効果を高めるための業務ワークフローの開発を支援する
求めるスキル・経験
- 複雑なスケジュールとワークフローを管理できる能力を実証した、事務サポート職での実績
- 厳しい締め切りの中で高品質の結果を提供するという強力な実績を伴う優れた組織力
- カレンダー管理ソフトウェア（Googleカレンダー、Outlookなど）と旅行予約プラットフォーム（Expedia、Amexなど）の習熟
- あらゆるレベルの関係者とプロフェッショナルにやり取りできる、優れた文章・口頭でのコミュニケーション能力
- 速いペースの環境で重要な優先事項に焦点を当てつつ、効果的にマルチタスクをこなす能力
- 全ての事務業務と文書において正確性にこだわる細部への注意力
- アドホックな取り組みを成功裏に実行するためのプロジェクト管理手法とツールの知識
- 業務運営の基本的な理解と、プロセス最適化の取り組みに貢献する能力
- 必要に応じて夜間や週末も含む柔軟な勤務時間に対応可能
- 批判的思考で予期せぬ課題を解決する優れた問題解決能力