Описание работы:
Работать в тесном взаимодействии с другими помощниками руководителей в офисе CEO, понимая уникальную динамику модели совместного руководства Co-CEO — обмениваться информацией, координировать обязанности и обеспечивать бесперебойную поддержку руководителей.
Выстраивать отношения с более широкой командой, выступая в роли фильтра для руководителей; предвосхищать потребности и потенциальные проблемы до их возникновения, планировать несколько сценариев и реализовывать решения с минимальными указаниями.
Управлять исключительно сложным и постоянно меняющимся графиком руководителя, балансируя конкурирующие приоритеты и принимая обдуманные решения от имени CEO; координировать встречи, заниматься логистикой, управлять сжатыми сроками и анализировать входящие запросы, чтобы они были в поле зрения руководителя со всей необходимой информацией.
Подготавливать комплексные материалы для встреч, выступлений и поездок, включая повестки, протоколы и систематизированные записи ключевых проектов и инициатив.
Координировать все аспекты внутренних и международных поездок — коммерческие и частные авиаперелеты, наземный транспорт, проживание, визы и таможенные требования — и быть основным контактным лицом для поставщиков частных авиауслуг, управляя расписанием рейсов, списками пассажиров и питанием.
Активно отслеживать планы поездок, оперативно корректируя логистику в соответствии с изменяющимися бизнес-приоритетами, погодными условиями, задержками или другими непредвиденными обстоятельствами.
Координировать кросс-функциональные проекты и мероприятия — включая сроки, результаты, взаимодействие с заинтересованными сторонами и партнерство с отделами мероприятий, безопасности и другими командами — выявляя возможности для оптимизации процессов и повышения эффективности руководства.
Контролировать задачи команды, бюджеты и графики встреч, чтобы обеспечить соблюдение сроков и результатов, а также поддерживать адаптацию новых членов команды.
Обрабатывать отчеты о расходах, заказы на покупку, сверку бюджетов и счета/квитанции с точностью и своевременностью, а также выполнять другие порученные обязанности.
Требования к работе:
10+ лет подтвержденного опыта работы в качестве помощника руководителя, административного менеджера или аналогичной роли по поддержке высшего руководства, желательно в офисе CEO или структуре с несколькими руководителями.
Способность сохранять конфиденциальность, проявляя осмотрительность и профессионализм при работе с конфиденциальной информацией.
Отличные организационные навыки с особым вниманием к деталям и умением управлять несколькими приоритетами в условиях жестких сроков и сильных личностей.
Природный талант к оптимизации процессов и наведению порядка в хаосе, сохраняя спокойствие в периоды неразберихи.
Чувство срочности при выполнении задач, способность быстро завершать одно задание и сразу переходить к следующему.
Высокий уровень владения Google Suite, MS Office Suite, Adobe Suite, MacOS и общая техническая грамотность.
Знание стратегий коммуникации, вопросов руководства и корпоративной среды.
Отличные письменные и устные коммуникативные навыки.
Гибкость в подходе — бизнес работает во всех часовых поясах.
Будет плюсом
Опыт в отслеживании бюджетов, организации поездок, планировании мероприятий и взаимодействии с заинтересованными сторонами.
Уверенная работа с несколькими командами, часовыми поясами и внешними партнерами.
Проактивный, ориентированный на решение проблем подход с акцентом на эффективность.
Преимущества:
$72.6K – $145.2K
