직무 설명:
CEO 오피스 내 다른 행정 담당자들과 긴밀히 협력하며 공동 CEO 리더십 모델의 독특한 역학을 이해합니다. 정보를 공유하고 책임을 조정하며 리더들 간의 원활한 임원 지원을 유지합니다.
임원진을 위한 게이트키퍼 역할을 하면서 더 넓은 팀과 관계를 구축합니다. 문제가 발생하기 전에 요구 사항과 잠재적 문제를 예측하고, 다양한 상황에 대비한 계획을 수립하며 최소한의 지시만으로 솔루션을 구현합니다.
매우 복잡하고 끊임없이 변화하는 임원 일정을 관리하며 경쟁하는 우선순위를 균형 있게 조정하고 CEO를 대신하여 신중한 결정을 내립니다. 회의를 조정하고 로지스틱스를 처리하며 경쟁하는 마감일을 관리하고 들어오는 요청을 검토하여 필요한 모든 정보가 임원에게 전달되도록 합니다.
회의, 연설 행사, 출장을 위한 포괄적인 브리핑 자료를 준비합니다. 아젠다, 회의록 및 주요 프로젝트와 계획의 체계적인 기록도 함께 관리합니다.
국내외 출장의 모든 측면을 조정합니다. 상업용 및 전용 항공기, 지상 교통, 숙박, 비자 및 세관 요건 등을 포함하며, 전용 항공 서비스 제공업체와의 주요 연락 창구 역할을 합니다. 비행 일정, 탑승자 명단 및 기내식도 관리합니다.
사업 우선순위의 변화, 기상 상황, 운영 지연 또는 기타 예상치 못한 상황에 대비해 실시간으로 로지스틱스를 조정하며 출장 계획을 사전에 모니터링합니다.
크로스-펑셔널 프로젝트와 이벤트를 조정합니다. 타임라인, 결과물, 이해관계자 참여 및 이벤트, 보안 등 다른 팀들과의 협력을 포함하며, 프로세스 효율화와 임원 효과성 증대 기회를 식별합니다.
팀 과제, 예산 및 회의 일정을 추적하고 관리하여 마감일과 결과물이 충족되도록 합니다. 또한 새 팀원의 온보딩과 적응을 지원합니다.
정확하고 신속하게 경비 보고서, 구매 주문서, 예산 조정 및 영수증/송장을 처리하며, 추가로 부여된 업무도 수행합니다.
자격 요건:
10년 이상의 행정 관리자 또는 임원 보조 역할 경험, 특히 CEO 오피스 또는 다중 임원 리더십 구조에서 고위 경영진을 지원한 경험이 필수입니다.
기밀 유지 능력과 민감한 정보를 처리할 때의 신중함과 전문성이 요구됩니다.
강한 조직 능력과 탁월한 세부 사항 관리 능력, 강한 개성과 빠른 속도의 환경에서 여러 우선순위를 관리할 수 있는 능력이 필요합니다.
혼란 속에서도 프로세스를 개선하고 질서를 가져오는 천부적인 재능이 있으며, 불안정한 기간 동안도 침착함을 유지할 수 있어야 합니다.
과제가 부여되면 강한 긴급감을 가지고 신속하게 작업을 완료하며 연이어 다음 작업을 예측할 수 있어야 합니다.
Google Suite, MS Office Suite, Adobe Suite, MacOS에 능숙하며 일반적으로 기술에 익숙해야 합니다.
커뮤니케이션 전략, 임원 업무 및 리더십 환경에 대한 이해가 필요합니다.
탁월한 문서 및 구두 커뮤니케이션 능력이 필수입니다.
모든 시간대에서 운영되는 비즈니스 특성상 접근 방식에 유연해야 합니다.
우대 사항
예산 추적, 출장 조정, 이벤트 기획 및 이해관계자 참여 경험.
여러 팀, 시간대 및 외부 파트너와 함께 일하는 데 편안함을 느낌.
효율성에 중점을 둔 사전 예방적 문제 해결 마인드.
혜택:
$72.6K – $145.2K
