Mô tả Công việc:
Làm việc chặt chẽ với các trợ lý điều hành khác trong văn phòng CEO, hiểu rõ động lực độc đáo của mô hình lãnh đạo đồng CEO — chia sẻ thông tin, phối hợp trách nhiệm và duy trì hỗ trợ điều hành liền mạch giữa các nhà lãnh đạo.
Xây dựng mối quan hệ với đội ngũ rộng hơn đồng thời đóng vai trò người gác cổng cho các lãnh đạo; dự đoán nhu cầu và vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh, lên kế hoạch cho nhiều tình huống dự phòng và triển khai giải pháp với hướng dẫn tối thiểu.
Quản lý lịch trình điều hành cực kỳ phức tạp và luôn thay đổi, cân bằng các ưu tiên cạnh tranh và đưa ra quyết định chu đáo thay mặt CEO; sắp xếp cuộc họp, xử lý hậu cần, quản lý thời hạn cạnh tranh và xem xét các yêu cầu đến để đảm bảo chúng nằm trong tầm ngắm của lãnh đạo với đầy đủ thông tin cần thiết.
Chuẩn bị tài liệu báo cáo toàn diện cho các cuộc họp, sự kiện phát biểu và đi công tác, cùng với chương trình nghị sự, biên bản và hồ sơ tổ chức các dự án và sáng kiến quan trọng.
Phối hợp mọi khía cạnh của chuyến đi trong nước và quốc tế — máy bay thương mại và tư nhân, phương tiện di chuyển mặt đất, chỗ ở, thị thực và yêu cầu hải quan — và đóng vai trò là điểm liên hệ chính với nhà cung cấp hàng không tư nhân, quản lý lịch bay, danh sách hành khách và dịch vụ ăn uống.
Giám sát kế hoạch du lịch chủ động, điều chỉnh hậu cần theo thời gian thực để phù hợp với ưu tiên kinh doanh thay đổi, sự kiện thời tiết, trì hoãn hoạt động hoặc các tình huống không lường trước khác.
Phối hợp các dự án và sự kiện liên chức năng — bao gồm thời gian biểu, kết quả công việc, sự tham gia của các bên liên quan và hợp tác với sự kiện, an ninh và các nhóm khác — đồng thời xác định cơ hội để đơn giản hóa quy trình và nâng cao hiệu quả điều hành.
Theo dõi và giám sát nhiệm vụ nhóm, ngân sách và lịch họp để đảm bảo đáp ứng thời hạn và kết quả công việc, đồng thời hỗ trợ quá trình hòa nhập và tăng tốc cho thành viên mới.
Xử lý báo cáo chi phí, đơn đặt hàng, đối chiếu ngân sách và hóa đơn/biên lai với độ chính xác và kịp thời, cùng với các nhiệm vụ bổ sung được giao.
Yêu Cầu Công Việc:
10+ năm kinh nghiệm được chứng minh với vai trò trợ lý điều hành, quản lý hành chính hoặc vị trí tương tự hỗ trợ lãnh đạo cấp cao, lý tưởng là trong văn phòng CEO hoặc cơ cấu lãnh đạo đa điều hành.
Khả năng bảo mật, thận trọng và chuyên nghiệp khi xử lý thông tin nhạy cảm.
Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ với sự chú ý đặc biệt đến chi tiết và khả năng quản lý nhiều ưu tiên trong môi trường nhịp độ nhanh với tính cách mạnh mẽ và khung thời gian đòi hỏi cao.
Tài năng tự nhiên trong việc cải thiện quy trình và mang lại trật tự từ hỗn loạn, giữ bình tĩnh trong giai đoạn thiếu tổ chức.
Cảm giác cấp bách mạnh mẽ khi dự án được giao, với khả năng hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng trong khi dự đoán nhiệm vụ tiếp theo liên tục.
Thành thạo cao với Google Suite, MS Office Suite, Adobe Suite, MacOS và nói chung am hiểu công nghệ.
Quen thuộc với chiến lược truyền thông, công việc điều hành và môi trường lãnh đạo.
Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói xuất sắc.
Linh hoạt trong cách tiếp cận — doanh nghiệp này hoạt động trên mọi múi giờ.
Ưu tiên
Kinh nghiệm theo dõi ngân sách, phối hợp du lịch, lập kế hoạch sự kiện và thu hút các bên liên quan.
Thoải mái làm việc với nhiều nhóm, múi giờ và đối tác bên ngoài.
Tư duy chủ động, giải quyết vấn đề với trọng tâm là hiệu quả.
Phúc Lợi:
$72.6K – $145.2K
